Compte-rendu de l’AG 2019

Le 15 mars 2020 à 15h00 précises

Présents :
Philippe B.
Céline F.
Thierry F.
Rico P.
Marie L.
Marie-Claire
Silvère
Bruno C.
Marianne C.
Myriam G.
Arnauld
Christine
Michael F.
Nadia B.

On remercie Renault

Représentée :
Nadine par Mickaël

Rappel du contexte : il y a peu, le bureau a offert une excellente galette à l’ensemble des 10 participants du RDV mensuel, et cela sur les fonds qu’il avait détournés de ses blanches mains. C’est pas beau, ça ?

Rappel des décisions essentielles :
– AG 2003 : « Les membres adhérents (…) organisant un GN ou participant activement à l’administration de l’association seront nommés membres actifs par le CA, qui est seul juge, sans recours. Cette nomination vaut pour l’année en cours et l’année suivante. Seuls les membres actifs ont le droit de vote. »
L’ensemble des présents sont membres actifs et le quorum est constaté
– AG 2005 : « Un droit de vote sera accordé aux enfants pour 1 vote à chaque CA ou AG, à condition qu’ils ne brûlent pas nos voitures ». Est considérée comme un enfant toute personne mineure qui se déclare enfant et qui serait en capacité physique de brûler une voiture de manière autonome (avant, c’est un bébé).
Vérification du respect de la condition.
– AG 2014 : « Si un président est destitué, il est nommé président d’honneur, à vie ». Aucun intérêt.
– AG 2014 : « Au mini Rôle, les enfants des dignitaires ont double droit de vote ». Pour tenir compte des spécificités.

Constatation de la présence de l’ensemble des éléments nécessaire à une soirée, ce sera donc une AG sans putsch.

L’AG peut commencer dans la sérénité.

1/ Bilan moral

Activité :
L’activité reste à un bon niveau. On note un nombre non négligeable de petits jeux hors asso.

Patentes locales :
« Rôle le miam – tout sauf mal’bouffe » réjouit: 10 cuistots pour vos projets
« Rôle le trou » (Bâle – Mulhouse) fait des trucs (pourvu que ça dure !)
« T-Rôle » (de Lyon à Vienne) fait des trucs

Administration :
Un stock de matériel gérable
La trésorerie est une gloire (bon fond )
Un rdv mensuel à déplacer (Thierry, Marie et Rico)
Un mail mensuel que nous allons développer
Une AG annuelle repositionnée avec un succès démultiplié et exponentiel
Du positionnement (dernier né : la charte de déontologie) : communiquer dessus !

Communication :
– Mailing list : 461 adresses -> mettre le lien dans Hello asso (de chaque GN ?)
– Taille du groupe Facebook : 1 200 personnes (1 027 en 2016, 858 en 2015, 316 en 2012) et 980 personnes aiment la page
– Le rendez-vous Rôle au Meltdown est un peu en baisse, particulièrement lors des grèves (80 personnes en moyenne contre 120 en 2018 et 80 en 2013). Le pic est souvent atteint en septembre.
– Le site web http://www.asso-role.fr/wp/
– Communiquer plus avec nos orgas en faisant un planning de sujets (ex : 1 sujet par mois)

Matos :
– Vaisselle, équipement de cuisine (Thierry achète des étagères et re-ranger), sonos, percos, samovars, poursuite (dernier achat), tentures, murs parapluie, armes factices, vélos (les conserver ?), guirlande à leds, rallonges, prises multiples, machines à fumée, des chandelles à leds, vidéo projecteur, rétroprojecteur de masse, kit bureau, deux portants solides, des uniformes, une table pliante, un gramophone, un massicot et une découpeuse de coins ronds, divers trucs…
– Le lieu de stockage : les Guillouz pour le technique (sono, spots, machine à fumée), MC & Silvère pour la nourriture, les casseroles et le kit petit déjeuner, les autres Artauds pour le divers et la vaisselle, et un peu chez les Pineiros, kits jeu chez Jean Luc, divers chez les Moinets et chez les Azkhaban,…
– Investissements 2020 : matériel utile aux photographes (Yoram) ? des spots (Mickaël voit avec Nathy) ? Suite du matériel cuisine (Thierry) ? Les étagères sus-citées.

Déclaration du grognon de réunion :
« Il est mieux que nous ayons une prévision à l’avance »

Vote du quitus moral (en gros, approuvez-vous la gestion morale de l’année dernière ?)
0 voix contre
0 voix d’abstention
Bilan moral voté à l’unanimité.

2/ Bilan financier

Vote du quitus financier (En gros, approuvez-vous la gestion financière de l’année dernière ?)
Nous avons en gros 17 500 € (31 000 € sur le compte, avec des variations de trésorerie de l’ordre de 15 000 €)
369 adhérents soit une progression de 100 par rapport à l’année précédente
20 jeux
604 places proposées

-> Trésorerie nette 17K euros

Les adhérents sur 2020 sont 269 actuellement.

0 voix contre
0 voix d’abstention
Bilan financier accepté à l’unanimité !

3/ Vie de l’asso

Les PAF solidaires :
– Concept : permettre à des personnes qui ne pourraient pas ou auraient des difficultés à payer la PAF, de participer tout de même
– Nous sommes conscients que le coût d’un jeu ne tient pas uniquement dans sa PAF mais aussi dans les frais de déplacement et dans les costumes. Mais si vous demandez de l’aide autour de vous, ces deux postes sont réductibles.
Nous souhaitons sensibiliser les orgas, et comme à notre habitude, nous n’imposerons rien.
Le principe général est que les autres participants (tous ou les volontaires seulement) aient une PAF majorée pour permettre à ceux qui n’en ont pas les moyens d’être présent. Si vous manquez d’idées sur le mécanisme à adopter nous pouvons proposer plusieurs systèmes, dont l’un vous séduira peut-être.
Voir aussi l’excellente vidéo de Cora

Covid-19 :
Nos positions à tous ont varié de jour en jour dans les semaines passées.
L’idée générale est un report tant que nous sommes en période de fort risque / de confinement.

Concernant l’aspect financier :
Nous n’avons pas d’assurance pour cela.
De manière générale, quand un jeu est annulé, les PAF ne sont que partiellement remboursées (à tous ou à ceux qui le souhaitent) car les joueurs ne sont pas des consommateurs mais des acteurs participant à une vie associative.
Quand un jeu est reporté, il est acquis que les organisateurs n’auront pas à débourser d’argent, Rôle pourra potentiellement servir d’assurance pour les frais supplémentaires à engager.

Faire une fête :
On l’envisage vers Thanksgiving, pour avoir une date suffisamment lointaine mais pas trop, et une occasion que personne n’utilise déjà. Le comité des fêtes sera constitué, à voir avec Marie.

Comptabiliser les heures de bénévolat ?
On se lance l’année prochaine à titre de test, pour estimer et valoriser notre action au-delà de critères financiers inadaptés à une activité de service bénévole. Essayez de comptabiliser les heures que vous passez à l’organisation et la réalisation, pour donner de la visibilité sur notre action !

Compte d’engagement citoyen :
Le Compte d’engagement citoyen (CEC) est un dispositif intégré au Compte personnel d’activité (CPA) que chaque personne de plus de 16 ans peut ouvrir. Les bénévoles éligibles peuvent y déclarer leur activité associative et bénéficier de droits à formation financés par l’État en reconnaissance de leur engagement.
Sont éligibles les bénévoles membres du CA (élus et chefs de projets) et les bénévoles qui encadrent d’autres bénévoles. Ils doivent avoir consacré à leur bénévolat au moins 200 heures dans l’année, dont au moins 100 heures dans la même association. Le bénévolat doit avoir été effectué dans une association déclarée depuis au moins trois ans qui intervient dans l’un des champs suivants : philanthropique, éducatif, scientifique, social, humanitaire, sportif, familial, culturel, ou concourant à la mise en valeur du patrimoine artistique, à la défense de l’environnement naturel ou à la diffusion de la culture, de la langue et des connaissances scientifiques françaises.
Les bénévoles pourront se voir allouer un forfait en euros, utilisable pour s’inscrire l’année d’après à des formations, qui s’ajoute aux droits à formation acquis sur leur compte personnel de formation, pour bénéficier d’une formation, une action permettant de faire valider les acquis de l’expérience, un bilan de compétences, une préparation au permis de conduire, une action de formation d’accompagnement ou de conseil aux créateurs ou repreneurs d’entreprises.
Pratiquement, le bénévole doit se déclarer sur www.associations.gouv.fr/comptebenevole, entre le 1er mars et le 30 juin. Sa déclaration est automatiquement transmise au dirigeant de son association qui se sera désigné comme « valideur » : www.associations.gouv.fr/valideur-cec. Il doit attester les éléments de la déclaration le 31 décembre de chaque année au plus tard.
Les droits acquis au titre du CEC peuvent être consultés sur le compte personnel d’activité sur : https://www.moncompteactivite.gouv.fr/. La liste de l’ensemble des formations est disponible sur https://www.moncompteactivite.gouv.fr/.

Mise en commun des aides de jeu :
Elles seront à poster sur la page FB, sous forme d’un document agrémenté de liens menant sur les fichiers mis à jour.

Point AG FédéGN :
14 participants physiquement
L’assurance la finance à hauteur de 10 000 € tout déduit.
La commission de déontologie est un sujet sensible et dont les acteurs semblent se focaliser avec beaucoup de passion sur des rapports hommes / femmes.
Il ne nous semble pas opportun de la rejoindre dans sa structure actuelle si nous ne comptons pas y mettre beaucoup d’énergie.

4) Point sur les projets pour 2020 enregistrés par la Trésorerie

Voir Excel de Mickaël

5) Autres décisions

Sur les petits jeux (moins de 10 joueurs, pas de location de site, maximum ½ journée) qui souhaitent se faire chez Rôle, l’asso propose :

  • la comptabilité ne passe pas par l’asso, l’orga se débrouille
  • les participants sont exemptés de cotisation et ne deviennent pas membres
  • l’orga dit quelques mots sur Rôle aux participants
  • l’association peut potentiellement fournir du matériel
  • Le jeu est ajouté au comptage des jeux et au planning de Rôle
  • Le même principe peut éventuellement se faire pour un GN en coproduction

La lettre :

  • ajouter du contenu avec un chiffre, une règle, une question, un matériel
  • faire un tableau XL avec les rubriques pour les remplir à l’avance
  • faire un point à mi-mois

Notre outil de partage est google drive :

  • Olivier partage la drop box avec Thierry qui transfère tout sur le drive
  • on se connecte tous sur google drive et on ferme la drop box

Nous avons une pensée bruyante pour les acteurs anonymes, toutes ces merveilleuses petites mains jamais assez remerciées, mais qui permettent aux jeux de se monter. Gloire à eux !

Déclaration du grognon de service (qui malgré sa mauvaise humeur n’a que du bien à dire de la gestion actuelle du bureau) :
« non, rien »

6) 18h30 Élections

Sont élus :
– Aux postes obligatoires :
Président : Olivier
Trésorier : Mickaël avec Padawan Rico
Secrétaire : Thierry
Responsable com : Marie
Responsable Sécurité : Marianne

– Aux postes actuellement nécessaires :
Binôme responsable l’intégration des nouveaux : Flo / Myriam
Grognon de Réunion : Bruno
Responsable stock Contact logistique: Bruno
Binôme Contacts cuisine : Thierry / Marie-Claire
Responsables Copier-Coller et des transferts de fichiers sur site : Flo
Conscience morale de l’association : Rico
Inconscience de Rôle : Nadine
Relecteur de la lettre : Morgane
Vérification des votes : Iris

Vote vérifié

7) Points essentiels (mais qu’on peut traiter quand certains ont dû partir parce qu’ils commencent à se faire tard, ou quand les enfants sont partis jouer parce que c’est pas très digne ) :

RAS

8) 19H00 : fin

Merci de ne pas imprimer ce compte rendu pour sauver les arbres et la forêt amazonienne

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